访问文件

本质上, 使文档易于访问意味着通过视觉格式(标题)传达的任何信息, 字体的变化, 表, 等.), 以及其他视觉元素，比如图像, 需要标记——将计算机代码嵌入到该元素上——以便屏幕阅读器或类似的技术能够口头传达相同的信息. 它还意味着用适当的文本大小格式化文档, 打印/背景对比, 以及不依赖于颜色的信息线索(参见 康复部的PDF 有关具体建议).

 

但是，要使MS Word和PDF文档与屏幕阅读器兼容(请参阅 示例1 和 示例2 屏幕阅读器的作用)以及其他辅助技术, 需要遵循某些步骤. 这一页提供了一些使您的MS Word和PDF文档可访问的基础知识. 这一页只是一个起点. 有关使文档完全可访问的更完整指导，请参阅本页末尾的参考资料, 根据您的需要.

 

全面的，非常详细的 关于创建可访问文档的微软支持文章 是可用的. 这份工作表浓缩了来自这个和其他来源的材料.

 

*小贴士:为了简化你的生活， 为可访问性设置文档，然后将其用作其他类似文档的模板. 例如, 为你的一门课制定教学大纲, 然后保存以其他类命名的不同版本. 然后，您可以根据特定类的需要修改特定文档的内容.

 

*提示:对于Microsoft Office 2010或更新版本 辅助功能检查器功能 是可用的.

可访问MSWord文档的清单(从 关于创建可访问文档的微软支持文章):

  • 向图像和对象添加可选文本
  • 指定表中的列标头行
  • 在长文档中使用样式
  • 在标题中使用简短的标题
  • 确保所有标题样式的顺序正确
  • 使用有意义的超链接文本
  • 使用简单的表格结构
  • 避免使用空白单元格进行格式设置
  • 结构布局表以方便导航
  • 避免使用重复的空白字符
  • 避免使用漂浮物
  • 避免图像水印

对大多数教职员工来说, 需要注意的三个最常见的项目是样式/标题, 替代文本(“替代文本”), 和表. 请参阅上面的完整微软文章链接, 或者下面列出的资源, 寻求列表中其他领域的帮助.

 

在开始更改之前，保存一份干净的副本 这样你就可以在需要的时候重新开始了.

 

1. 风格/标题: 对于大多数Word用户来说，主要的变化是熟悉了工具栏的样式区域. 样式在主菜单上, 栏的右侧，为使用最新版本Word软件的用户提供. 

下面是一些使用样式的教程:
Microsoft Office风格文章
Shauna Kelly的时尚小贴士 -在旧版本的MSWord风格的提示，以及
Youtube视频在MSWord中使用样式
请记住，您也可以在MSWord帮助菜单中输入Styles以获得帮助. 尝试探索样式菜单和选项，以尝试一系列标准和自定义选项. 请注意，对单个标题的更改将如何自动更新整个文档中相同级别标题的其余部分.

*提示: 当使用完成的文档作为模板时, 不要剪切和粘贴其他文档的内容 因为你可能会丢失你辛苦放入的样式标签和格式. 相反，键入内容 从旧文档手动转换到样式更新的文档.

2. 替代文本: right click on the image or object > click on Format > click on Alt Text > enter a title AND a more detailed description. 你的描述尤其需要传达你想让视障读者看到的关键点, 或者使用纯文本网络连接的用户, 从你的图像/对象中提取.

3. 表:使表格在Word中可访问, 保持它们简单(不要合并或嵌套单元格), 只使用一个标题行和/或一个标题列)，并确定哪一行/列包含标题. 在Word中这样做, select that row/column (Table > Select > Row), 然后右键单击该行，选择“Table Properties”. 这将弹出表属性对话框. 在这个对话框中, 单击行选项卡, 然后勾选“在每页的顶部重复作为标题行”的复选框.

 

为什么要这么麻烦呢?? 虽然这 video 显示网站表格(在html代码中)而不是MSWord文档的问题, 同样的问题也存在.

创建可访问的PDF文档:

对于我们大多数人来说，创建可访问的pdf最简单的方法是首先使用可访问性方面的最佳实践在MSWord中创建文档(见上文)。. 然后，对于Word 2010和2013 (Windows)的用户:

  • Go to File > "Save As...，并从提供的选项中选择PDF. 默认情况下，这会生成一个保留文档可访问性特性的PDF.
  • 保存时，选择Options并确保选中“Document structure tags for accessibility”. 这在默认情况下是选中的，但在某些情况下可能不选中.
  • 如果你选择“最小化大小”来减小PDF的大小, 一定要重复前面的步骤, 因为这个选项可能取消选中“文档结构标记的可访问性”复选框.

如果您使用的是旧版本的MSWord，或者您使用的是Mac版的Word，则过程将有所不同. 下面的资源之一可能会为您提供指导.

 

如果你的文件是纸质的 (你只有打印件或复印件)，然后联系技术中介指导(三里岛事故)要求他们为你扫描一份可访问的PDF文件. 除非您和您的扫描仪知道如何创建基于文本的PDF而不是基于图像的PDF，否则不要自己扫描它(请参阅下面的“转换现有PDF文档”一节了解更多说明)。.

 

为什么要这么麻烦呢?? 这 video 有屏幕阅读器如何与未标记交互的示例吗, 糟糕的标记, 并正确标记pdf文件. 它有30分钟长，但你可以从抽样中得到一些想法.

转换现有PDF文件:

如果你已经有你正在使用的pdf文件, 您需要做一个简单的测试，看看您的pdf是否至少可以被屏幕阅读器最低限度地读取. 打开PDF并使用选择工具选择文档的一部分. 如果选择工具从一个字母前面开始，然后在滚动时逐个单词或逐行选择, 您的PDF是基于文本的PDF格式(您可能仍然需要技术支持来添加嵌入标签来标记格式，如标题和超链接). 如果选择工具显示选择文档的某个区域而没有引用任何文本格式, 您的PDF可能是基于图像的PDF，屏幕阅读器无法读取. 联系 三里岛事故 以帮助创建可访问的基于文本的pdf.

其他帮助资源:

看到 检查表 网页的pdf文件在“网站”标题下, 或者Blackboard社区的无障碍区域, 大学政策和对可访问文件和材料的要求.

 

http://www.dor.ca.gov/DisabilityAccessInfo/DAS-Docs/7-Steps-2-Create-Accessible-Word-Document-January-2014.pdf
康复部很简单, 易于遵循的指南，创建可访问的文档，包括注意事项，如字体大小, 适当使用颜色和对比, 以及我在上面的简要概述中没有提到的其他考虑因素.

 

http://www.washington.edu/accessibility/documents/
很棒的资源，概述了文档的可访问性关注点，以及特定于不同文档格式和文档创建软件(MSWord)的链接, Adobe InDesign, adobeacrobatpro).

 

http://www.ncdae.org/resources/cheatsheets/
创建可访问内容的优秀链接集, 包括各种格式的文档, 由国家残疾和获得教育中心主办并定期更新.

 

提供的资料仅供参考. 如需法律建议，请咨询法律专业人士.